Para el establecimiento de su nivel de organización documental, se deberá aplicar los formatos del diagnóstico integral propuestos por El Archivo General de la Nación, en su libro Manual de Organización de Fondos Acumulados, publicado en abril de 2004, donde se establecerán aspectos generales del archivo de la entidad a la que pertenece el fondo tales como el nombre del archivo, su ubicación geográfica, fecha de creación, ubicación en la estructura organizacional, estado de conservación de la documentación, estado o nivel de organización documental, entre otros aspectos que se deben evaluar en el momento de iniciar una organización de este nivel.

Uno de los aspectos que llaman la atención, es que para lograr una mejor identificación de datos puntuales sobre los niveles de organización documental se hace importante seleccionar una muestra que deberá conjugar tanto criterios cualitativos como cuantitativos del Fondo, donde se involucre sus características y posibles secciones y subsecciones, recordando siempre que éstos se validarán en el momento de realizar la Historia Institucional.

Es así como se deberá aplicar la fómula estadística que determina el porcentaje de la población que se tomará como muestra de una forma objetiva, para identificar los asuntos relacionados en el mismo fondo. Por esta razón es importante aplicar la siguiente fórmula propuesta:

n= N*p*q*z / d2*(N-1)+p*q*z2

Los Fondos Acumulados se definen, según el Archivo General de la Nación, como aquellos que corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente.

Para concluir se advierte lo siguiente: la fórmula debe aplicarse a fondos acumulados de gran volumen; en el caoso de fondos con poco volumen documental se recomienda seleccionar sólo un diez por ciento teniendo en cuenta fondos y secciones ya identificados.

 

Si quiere que lo asesoremos, escríbanos sus inquietudes al correo electrónico: info@aycltda.com.co

Llámenos a nuestros teléfonos en la ciudad de Bogotá: 2222966 – 2217296 o simplemente comuníquese a través de Skype: ayc_ltda ó Msn: ayc.ltda@hotmail.com