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Seminario On Line: Elaboración y Aplicación de Tablas de Retención Documental

aycltda — Wed, 20 Jan 2010 04:25:38 +0000

Valorar la información, muchas veces es un proceso complejo que involucra muchas variables, definir el tiempo de permanencia de un documento, mucho mas, ya que la responsabilidad de disponer de éste, finalmente influirá en el futuro actuar de la organización, ya sea para una consulta o para la misma conformación de su propia historia institucional.

Pero como empezar? Que se debe tener en cuenta? ¿Qué es una TRD? ¿Cómo aplicarla en los Archivos de la Organización?, ¿Procedimientos?, ¿Disposición Final?

Todas estas preguntas, tienen respuesta en este Seminario Elaboración y Aplicación de Tablas de Retención Documental, lugar donde A&C Ltda. los invita a participar, brindando los conocimientos necesarios, y generando un espacio destinado a compartir experiencias e inquietudes.

Contenidos

I. Conceptualización Archivística

II. Tablas de Retención Documental

III. Aplicación de Tablas de Retención Documental

Inversión:

Colombia: $250.000= IVA Incluido

Otros Países: US$130

http://www.aycltda.com.co/registro/

capacitacion@aycltda.com.co

Comuníquese también con nosotros a través de: Skype: ayc_ltda ó Msn: ayc.ltda@hotmail.com

Tecnología Híbrida

aycltda — Wed, 06 Jan 2010 18:28:10 +0000

El manejo de microfilm para la preservación de la información es la única tecnología que permite garantizar que las imágenes podrán ser leídas y duplicadas sin importar los cambios tecnológicos, ya que, una vez microfilmada la imagen, ésta se independiza del medio digital y del software que pudiera requerirse para su interpretación. Al trabajar con la microfilmación electrónica se obtienen imágenes de excelente calidad, ya que, éstas han recibido un control de calidad luego del proceso de digitalización y se logra incluir en la película un número bastante mayor de imágenes que las que se obtienen cuando se trabaja la microfilmación tradicional.

El escritor de Microfilm Kodak es un dispositivo de alto rendimiento que trabaja en un esquema de red y produce excelentes imágenes bitonales sobre películas de microfilm de 16mm bien sean con longitud de 100 o 215 pies. De igual manera el sistema en su forma original maneja imágenes de entrada en formato TIFF en sus versiones de página sencilla y múltiples páginas. El Escritor de Microfilm permite el manejo de hasta 3 niveles de BILPS para hacer más eficiente el proceso de indexación de las imágenes. Para la conexión a la red lo hace haciendo uso del protocolo TCP/IP.

Para entender mejor su funcionamiento vale la pena anotar las siguientes formas de trabajar un sistema híbrido. La primera consiste en realizar la digitalización y la microfilmación separadamente. Bajo este esquema cada sistema opera de forma independiente por lo cual no se obtienen los beneficios de complementar las dos tecnologías. La segunda es capturar los documentos en la microfilmadora y posteriormente digitalizar las imágenes pasando el rollo por un escáner de película. Este esquema no toma ventaja de la capacidad de mejoramiento de imagen que puede tener el proceso digital. Y por último realizar la digitalización y posteriormente transferir las imágenes a microfilm utilizando un grabador/escritor de microfilm o microfilmadora electrónica. Este último esquema es el apropiado para trabajar un sistema híbrido ya que al efectuar la captura digital primero se pueden aprovechar las ventajas de las dos tecnologías: realizar corrección de inclinación y remoción de bordes, manejar filtros de imagen, eliminar reversos en blanco y uniones o divisiones de imágenes en la captura.

De ahí que la tecnología híbrida es la mejor opción para guardar información, por lo cual diferentes entes gubernamentales la están implementando, como es el Archivo General de la Nación. Antes, el mantener la información al servicio de todos tenía costos exponenciales (por la actualización constante de las tecnologías), ahora, con éste sistema, el costo será constante y se garantizará que estos documentos se puedan compartir, preservar y proteger a través de la historia.

Catálogo de Especificaciones

Curso ON LINE: La Gestión Documental Mediante la Implementación de Procesos Archivísticos y la Gestión Electrónica del Documento

aycltda — Thu, 24 Sep 2009 20:51:27 +0000

Los volúmenes de información hacen que muchas veces las organizaciones comiencen a almacenar grandes cantidades de papel sin muchas veces conocer alternativas o estrategias que contribuyan a mejorar la administración de sus documentos, asi como su posterior recuperación, lo cual puede generar caos o ruido en el momento de tomar decisiones transcendentales en la organización.

Curso ON-LINE: La Gestión Documental Mediante la Implementación de Procesos Archivísticos y la Gestión Electrónica del Documento

Fecha de realización

Módulos

I. Organización de Archivos

Terminología Archivistica.
Principios Archivísticos
Proceso de Clasificación.
Proceso de Ordenación.
Proceso de Descripción.

II. Programa de Gestión Documental

-Fundamentación y Conceptualizacion.
-Subprocesos: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Conservación y Disposición Final.

III. Gestión Electrónica de Documentos

-Descripción general de requisitos .
-CCD.
-Controles y Seguridad.
-Conservación. Eliminación o Transferencia.
-Otras Funcionalidades.

El Curso ON LINE, es 100% On - Line. Es decir virtual. El curso se puede llevar en cualquier horario de preferencia del estudiante, en la plataforma en internet, que tenemos dispuesta para el curso van a estar para cada semana, los materiales que debe leer y con esos documentos prácticas o talleres; igualmente hay un foro activo las 24 horas con el que trabajaremos estudiantes y tutores para solucionar inquietudes, comentar y debatir los contenidos propuestos.

Inversión

Colombia: $250.000= IVA incluido

Otros Países: US$130
Consignaciones internacionales vía Western Union / Money Gram.

Si a usted le interesa este evento confirme su asistencia, llámenos a nuestros teléfonos (1) 2217296 - 2222966 en la ciudad de Bogotá, escríbanos su comentario e inquietudes al correo electrónico: capacitacion@aycltda.com.co , o simplemente regístrese en: http://www.aycltda.com.co/registro/

Comúniquese también con nostros a través de:
Skype: ayc_ltda ó Msn: ayc.ltda@hotmail.com

Transfer de Análogo a Digital

aycltda — Tue, 18 Aug 2009 01:11:36 +0000

Son muchos los conceptos que se han generado a partir del reconocimiento del documento electrónico o digital, vale la pena traer como referencia las definiciones que realiza Jordi Serra en su libro “Los Documentos Electrónicos, Qué son y Cómo se tratan” en donde menciona que se define “documento electrónico como aquel documento que precisa de una máquena que funcione de forma electrónica, sea analógica o digital, para poder ser reporudcido o visualisado”. De igual manera se refiere al “Documento Informático o digital aquel documeneto electrónico que está codificado sobre la base de una codificación binaria y que precisa de un ordenador para ser visualizado. Para concluir define “Documento Telemático aquel documento, analógico o digital, que es transmitido mediante un sistema electrónico”

En ese contexto son muchos los espacios de interacción en donde este protagonista se ha convertido en una parte esencia de las organizaciones y por su puesto de lo que ya se conoce como archivos. Pero no solo este concepto es netamente empresarial, solo basta con reconocer nuestra cotidiandidad en donde por ejemplo se hace evidente la resistencia que puede presentar un coleccionista a perder la música existente en los antiguos Acetatos, o quizas le gustaría reproducir la información contenida en aquel Cassete o Cinta Análoga, que dejó de escuchar tiempo atrás.

Es por esta razón que A&C Ltda se complace en presentar su nuevo servicio de Digitalización de Cassetes, Acetatos y Cintas a medios como CD y DVD, los cuales contribuirán en la preservación y conservación futura de su información.

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ISO / IEC 27001: Seguridad de la Información

aycltda — Wed, 10 Jun 2009 21:57:03 +0000

Legibilidad, procesabilidad, reusabilidad, autenticidad, confiabilidad, disponibilidad, no repudiación, entre otros son algunas de las características que se encuentran en esta norma ISO (Organización Internacional de Estándares) e IEC (Comisión Internacional de Electrotécnia) / 27001: Seguridad de la Información.

Actualmente el ISO-27001:2005 es el único estándar aceptado internacionalmente para la administración de la seguridad de la información y aplica a todo tipo de organizaciones, tanto por su tamaño como por su actividad. Esta norma propone el establecimiento de una metodología de gestión de la seguridad de la información clara y bien estructurada en las entidades a través de la implementación, operación, monitorización, revisión, mantenimiento y mejora del ISMS (Information Security Management System

De igual manera ayuda a la reducción de riesgos de pérdida, robo o corrupción de la información y permite a través de las auditorías externas e internas identificar posibles debilidades del sistema. Paralelamente contribuye a una culturización y concientización del personal de la organización en aspectos tan importantes como lo son los de seguridad informática.

Si desea mas información de este tema o tiene algun comentario que realizar, no dude en contactarse con nosotros.

Tablas de Valoración Documental

aycltda — Tue, 12 May 2009 21:20:27 +0000

Son varios los mitos y leyendas que surgen sobre esta herramienta y más aún cuando se encuentran normadas por nuestro ente rector el Archivo General de la Nación - Colombia, ya que a partir de la metodología propuesta, cada entidad estatal en algún momento ha respondido, está por responder o en su defecto aún no tiene ni idea del trabajo tan interesante que resulta de elaborar dicha propuesta y mas aún si lo que se espera es organizar la historia de dicho ente, a partir de una gran recolección de información y un poco de indagación.

Es así que quienes estén interesados en realizar su Historia Institucional, realizar inventarios documental, elaborar cuadros de clasificación según cada estructura orgánica encontrada y por ende construir la tan anhelada TVD para ser aprobada por el comité de archivo de la entidad, si es el caso por el Consejo Municipal, Departamental o en su defecto por el mismo A.G.N., no duden en contactarse con nosotros, para que reciban de nuestra parte asesoría o si es el caso toda la logística necesaria para llegar al cumplimiento de este gran objetivo.

Si desea comentar su experiencia o contactarse con nosotros: escríbanos, que estaremos atendiendo sus inquietudes.

Scan Station 500

aycltda — Wed, 01 Apr 2009 04:29:30 +0000

Aporte rendimiento y potencia a su empresa.

Kodak ha lanzado el nuevo Scan Station 500, el cual le permitirá a las empresas enviar documentos de forma rápida al flujo de trabajo es esencial mediante la digitalización en red que cuenta con muchas funciones inteligentes que facilitan la integración, la digitalización y el uso compartido por medio del Correo Electrónico, Fax, Red, Impresora, Unidad Flash o FTP, al mismo tiempo.

El Scan Station 500 digitaliza hasta 1.500 páginas al día, Perfect Page de Kodak para una calidad de imagen óptima, al igual que presenta una bandeja del alimentador con capacidad hasta 75 páginas. De igual manera gracias a su funcionamiento intuitivo de la pantalla de forma táctil o modo remoto, hará mucho mas fácil su manejo ahorrando valioso tiempo en su organización.

aycltda@aycltda.com.co

Especificaciones Técnicas Scan Station 500

SEMINARIO: Elaboración y Aplicación de Tablas de Retención Documental

aycltda — Wed, 25 Feb 2009 13:22:21 +0000

Pero como empezar? Que se debe tener en cuenta? ¿Qué es una TRD? ¿Cómo aplicarla en los Archivos de la Organización?, ¿Procedimientos?, ¿Disposición Final?

Fecha de realización:

Lugar:

Dirección:

Horario: 8:00 am - 5:00 pm

Contenidos

I. Conceptualización Archivística
• Legislación Archivística
• Conceptos Archivísticos
• Procesos Técnicos

II. Tablas de Retención Documental
• Elaboración de Tablas de Retención Documental
• Series, Subseries, Tipos Documentales
• Valoración Documental
• Aplicación de Tablas de Retención Documental
• Conformación de expedientes
• Descripción documental.
• Disposición Final del Documento: Digitalización

III. Talleres prácticos y ejercicios de socialización

Inversión:

El valor de la inscripción se debe consignar en la Cuenta Corriente No. 008669998323 del Banco Davivienda

http://www.aycltda.com.co/registro/

capacitacion@aycltda.com.co

THE KODAK EXECUTIVE SUMMIT 2009

aycltda — Fri, 20 Feb 2009 13:17:25 +0000

Se celebró en San Antonio Texas, una nueva versión del Kodak Executive Summit 2009, reunión de negocios y aprendizaje que convocó a varias empesas de los diferentes lugares del mundo para que compartieran sus experiencias, se realizaran reconocimientos a la gestión comercial y se lanzaran nuevos productos de la línea Document Imaging.

Curso ON-LINE: La Gestión Documental Mediante la Implementación de Procesos Archivísticos y la Gestión Electrónica del Documento

aycltda — Mon, 19 Jan 2009 22:40:52 +0000

Curso ON-LINE: La Gestión Documental Mediante la Implementación de Procesos Archivísticos y la Gestión Electrónica del Documento

Fecha de realización

Febrero 16 a Marzo 20 de 2009

Módulos

I. Organización de Archivos

Terminología Archivistica.
Principios Archivísticos
Proceso de Clasificación.
Proceso de Ordenación.
Proceso de Descripción.

II. Programa de Gestión Documental

-Fundamentación y Conceptualizacion.
-Subprocesos: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Conservación y Disposición Final.

III. Gestión Electrónica de Documentos

-Descripción general de requisitos .
-CCD.
-Controles y Seguridad.
-Conservación. Eliminación o Transferencia.
-Captura de Documentos de Archivo.
-Referencias.
-Búsqueda, Recuperación y Presentación.
-Otras Funcionalidades.
-Requisitos no Funcionales.
-Requisitos de Metadatos.
-Modelos de Referencia.

Si a usted le interesa este evento confirme su asistencia, escríbanos su comentario o remitanos un correo electrónico: capacitacion@aycltda.com.co o simplemente regístrese en: http://www.aycltda.com.co/registro/

Comúniquese también con nostros a través de: Skype: ayc_ltda ó
Msn: ayc.ltda@hotmail.com