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Selección de la Muestra: un aspecto fundamental en la organización de Fondos Acumulados

aycltda — Thu, 05 Aug 2010 19:59:18 +0000

Para el establecimiento de su nivel de organización documental, se deberá aplicar los formatos del diagnóstico integral propuestos por El Archivo General de la Nación, en su libro Manual de Organización de Fondos Acumulados, publicado en abril de 2004, donde se establecerán aspectos generales del archivo de la entidad a la que pertenece el fondo tales como el nombre del archivo, su ubicación geográfica, fecha de creación, ubicación en la estructura organizacional, estado de conservación de la documentación, estado o nivel de organización documental, entre otros aspectos que se deben evaluar en el momento de iniciar una organización de este nivel.

Uno de los aspectos que llaman la atención, es que para lograr una mejor identificación de datos puntuales sobre los niveles de organización documental se hace importante seleccionar una muestra que deberá conjugar tanto criterios cualitativos como cuantitativos del Fondo, donde se involucre sus características y posibles secciones y subsecciones, recordando siempre que éstos se validarán en el momento de realizar la Historia Institucional.

Es así como se deberá aplicar la fómula estadística que determina el porcentaje de la población que se tomará como muestra de una forma objetiva, para identificar los asuntos relacionados en el mismo fondo. Por esta razón es importante aplicar la siguiente fórmula propuesta:

n= N*p*q*z / d2*(N-1)+p*q*z2

Los Fondos Acumulados se definen, según el Archivo General de la Nación, como aquellos que corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente.

Para concluir se advierte lo siguiente: la fórmula debe aplicarse a fondos acumulados de gran volumen; en el caoso de fondos con poco volumen documental se recomienda seleccionar sólo un diez por ciento teniendo en cuenta fondos y secciones ya identificados.

Si quiere que lo asesoremos, escríbanos sus inquietudes al correo electrónico: info@aycltda.com.co

ayc.ltda@hotmail.com

ScanPro 2000

aycltda — Tue, 13 Jul 2010 11:27:29 +0000

Solución digital completa: digitalice todos sus microfilmes

Microfilm ScanPro 2000 es el visor/impresora/scanner perfecto para todos sus microformularios, fichas, películas en rollo, microfilmes opacos, microlibros, ultrafichas y tarjetas de apertura.

Microfilm ScanPro 2000 utiliza soportes combinados que permanecen en ScanPro al cambiar los tipos de película. Estos soportes se han diseñado para evitar que se rayen las películas, se han creado para aplicaciones de uso público y cuentan con guías de rodamiento de bolas para ofrecer un control excepcional de la colocación de la película.

Funciones y ventajas

Funcionamiento de TRUE-View™ exclusivo.
Digitalización a alta resolución de su microfilm en solo un segundo.
Las lentes de zoom únicas abarcan de 7X a 54X o de 7X a 100X.
Visualización en tiempo real en cualquier monitor compatible con Windows.
Prestaciones automáticas que ahorran tiempo como el brillo, el contraste, el foco, y la corrección y el recorte de imágenes.
Utilización con todos los microformularios, incluidos fichas, ultrafichas, películas en rollo, microfilmes opacos y tarjetas de apertura.
Rotación de imagen óptica de 360° y rotación digital.
Digitalización, impresión, envío de correos electrónicos, almacenamiento en USB, CD y disco duro.
PDF, JPEG, TIFF, TIFF comp., TIFF G4, y Multipáginas.
Barra de herramientas personalizable para un uso más sencillo.
Los parámetros para guardar y restaurar proporcionan flexibilidad y eficiencia.
Modo de pantalla seguro para aplicaciones de uso público.
Ayuda en pantalla para una mayor comodidad y facilidad de uso.

Visualice el catálogo de especificaciones: Catálogo de Especificaciones

Contáctese con nosotros a los teléfonos (571) 2222966 - 2217296 y pregunte por nuestros precios especiales.

Escríbanos sus comentarios e inquietudes al correo electrónico: aycltda@aycltda.com.co

o simplemente comuníquese a través de Skype: ayc_ltda ó Msn: ayc.ltda@hotmail.com

Programa de Capacitación Agosto - Octubre 2010

aycltda — Mon, 05 Jul 2010 23:19:54 +0000

La formación en temas de Gestión Documental, Tecnología y Gestion de Calidad ha sido importante para el desarrollo e innovación de las personas y mas aún si se quiere iniciar Gestión de Cambio en nuestras compañías, por esta razón A&C Ltda se complace en presentar el programa de capacitación para los meses mayo a septiebre de 2010, donde ustedes podrán visualizar el curso de su interés y así lograr participar de forma activa. Vale la pena mencionar que la metodología de los cursos es teórico-práctica, lo que exige la participación de profesionales especialistas en cada tema, quienes tienen una amplia experiencia laboral y académica, tanto en el sector público como en el privado.

A continuación presentamos nuestra programación:

No.	PROGRAMAS	FECHA DE REALIZACIÓN
1.	Gestión Documental y Medios de Conservación: Microfilmación - Digitalización -Tecnología Híbrida	Agosto 27 y 28
2.	Seminario - Taller Fondos Acumulados – Tablas de Valoración Documental	Septiembre 24 y 25
3.	Curso On Line: ISO 9001 y la Gestión Documental	Septiembre 27 a Octubre 29

Nota:

Los temas y fechas propuestas pueden estar sujetos a cambio sin previo aviso.

NTC-ISO 15489-1.

aycltda — Thu, 01 Jul 2010 21:12:33 +0000

Archivo General de la Nación. Publicado el día 10 de mayo de 2010.

“El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), autorizó La Norma ISO 15489 siendo éste el aporte más significativo que se ha realizado a la gestión documental en el país en los últimos años, puesto que establece los requisitos de un Programa de Gestión Documental (PGD) articulando los elementos de control (auditoría, que en nuestro caso es MECI), los elementos de calidad y por supuesto, como elemento básico de ese trabajo está la gestión documental, que desde la perspectiva de gobierno electrónico debe ser integral para los diversos soportes de los documentos.

La Norma ISO 15489 se estructura en dos partes: ISO 15489-1 –Generalidades-, e ISO/TR 15489-2 –Directrices. La primera parte tiene como finalidad proporcionar a los directivos de las entidades conceptos suficientes para generar consciencia de la importancia de gestionar adecuadamente sus documentos, tanto en defensa de sus propios intereses, como a efectos de responsabilidad social. La segunda parte corresponde a las Directrices para la implementación de sistemas de gestión documental.

El estado Colombiano con urgencia debe implantar herramientas de administración y gestión documental que le permitan con prioridad a los ciudadanos el acceso a los documentos en las etapas de gestión y trámite, ya que la mayoría de los procesos de las organizaciones se llevan a cabo en la primera edad del documento y por ello se debe garantizar la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad como características de los sistemas físicos y electrónicos de la gestión documental es así como la homologación de la Norma se constituye en una invitación a hacer suyas estas normas e implantarlas”.

Para mayor información, aclaración de inquietudes y asesorías sobre la implementación de la norma ISO 15489, escríbanos a nuestro correo electrónico comercial@aycltda.com.co o llámenos al 2222966 - 2217296

Comúniquese también con nostros a través de: Skype: ayc_ltda ó Msn: ayc.ltda@hotmail.com

Scanner Serie i4000

aycltda — Tue, 22 Jun 2010 17:11:01 +0000

Los nuevos scanners de la serie i4000 de KODAK lideran la captura de documentos dirigida a los procesos a nivel empresarial, mejoran la eficacia y reducen los costes

ROCHESTER, NUEVA YORK (EE. UU.) , 01 marzo - Kodak ha presentado hoy los scanners de la serie i4000 de KODAK, diseñados para ayudar a los usuarios, en especial a las pequeñas y medianas empresas (PYMES), a capturar y administrar documentos de forma automática y rentable. La nueva plataforma de captura de los scanners de la serie i4000 combina la facilidad de uso, la digitalización con un solo botón, amplias capacidades de software y una integración simplificada con procesos de administración de documentos nuevos o ya existentes, para lograr así una completa solución de administración de la información.

El diseño económico y compacto de los scanners de la serie i4000 facilita al usuario medio la integración eficaz de la captura de documentos en procesos empresariales dirigidos por la información nuevos o ya existentes. La función Smart Touch de Kodak permite a los usuarios finales enviar documentos digitales a los destinos más habituales como correo electrónico, aplicaciones de escritorio, ubicaciones de archivos compartidos y MICROSOFT SHAREPOINT Server. Los scanners i4000 también proporcionan una doble compatibilidad con la tecnología de procesamiento de imágenes Perfect Page de Kodak y con KOFAX VRS Software.

«Con tantas PYMES que todavía dependen de documentos en papel, la arquitectura de fácil utilización de los scanners de la serie i4000 supone un primer paso estratégico para el mantenimiento de su competitividad en la economía de la información», declaró Tony Barbeau, General Manager, Document Imaging, del grupo de servicios y soluciones empresariales de Kodak.

Los scanners i4200 e i4600 sirven como auténticos puntos de entrada al nivel de producción. Pueden procesar imágenes a 200 puntos por pulgada (dpi) con calidad de escaneo bitonal a velocidades de 100 a 120 páginas por minuto (ppm) respectivamente. Los scanners de la serie i4000 son los más pequeños de su categoría que ofrecen transporte en C con un alimentador de 500 hojas adicional recto por la ruta del papel. Además, los scanners de la serie i4000 son los únicos de su categoría que permiten actualizaciones de velocidad y funciones para adaptarse a los crecientes volúmenes de documentos y la mejora continua de la solución.

“El scanner KODAK i4600 ha demostrado ser un scanner de producción extremadamente fácil de utilizar tanto para los operadores con experiencia como para los usuarios ocasionales. Mejora todas las funciones, incluso la preparación del papel, al ofrecernos una mayor eficiencia durante todo el proceso”, afirmó John Cauvel, vicepresidente de Sistemas de información de Lifetime Care. Lifetime Care, con sede en Rochester (Nueva York), ofrece atención a domicilio así como servicios de hospedería para personas que viven en una zona que comprende cinco condados en el estado occidental de Nueva York. “Gran parte de nuestro trabajo implica la captura de varias páginas no carbónicas, conocidas como formularios NCR, para solicitudes médicas en las que se requiera atención a domicilio. Estos documentos finos y multipágina son frecuentes desafíos de digitalización. Gracias a las funciones de mejora de imagen y de transporte de papel, el i4600 ha procesado todo el trabajo sin errores”.

aycltda@aycltda.com.co

Curso ON LINE: La Gestión Documental Mediante la Implementación de Procesos Archivísticos y la Gestión Electrónica del Documento

aycltda — Wed, 14 Apr 2010 11:07:56 +0000

Los volúmenes de información hacen que muchas veces las organizaciones comiencen a almacenar grandes cantidades de papel sin muchas veces conocer alternativas o estrategias que contribuyan a mejorar la administración de sus documentos, asi como su posterior recuperación, lo cual puede generar caos o ruido en el momento de tomar decisiones transcendentales en la organización.

Curso ON-LINE: La Gestión Documental Mediante la Implementación de Procesos Archivísticos y la Gestión Electrónica del Documento

Dirigido a:

Estudiantes de Ciencias de la Información, Bibliotecologos, Archivistas, y personas con experiencia en ésta disciplina que quieran fortalecer sus conocimientos en el tema.

Fecha de realización

Mayo 10 a Junio 11 de 2010

Módulos

I. Organización de Archivos

II. Programa de Gestión Documental

III. Gestión Electrónica de Documentos

El Curso ON LINE, es 100% On - Line. Es decir virtual. El curso se puede llevar en cualquier horario de preferencia del estudiante, en la plataforma en internet, que tenemos dispuesta para el curso van a estar para cada semana, los materiales que debe leer y con esos documentos prácticas o talleres; igualmente hay un foro activo las 24 horas con el que trabajaremos estudiantes y tutores para solucionar inquietudes, comentar y debatir los contenidos propuestos.

Inversión

Colombia: $290.000= IVA incluido

Otros Países: US$145

capacitacion@aycltda.com.co

http://www.aycltda.com.co/registro/

ayc.ltda@hotmail.com

Cartilla de Clasificación Documental

Seminario On Line: Elaboración y Aplicación de Tablas de Retención Documental

aycltda — Wed, 20 Jan 2010 04:25:38 +0000

Valorar la información, muchas veces es un proceso complejo que involucra muchas variables, definir el tiempo de permanencia de un documento, mucho mas, ya que la responsabilidad de disponer de éste, finalmente influirá en el futuro actuar de la organización, ya sea para una consulta o para la misma conformación de su propia historia institucional.

Pero como empezar? Que se debe tener en cuenta? ¿Qué es una TRD? ¿Cómo aplicarla en los Archivos de la Organización?, ¿Procedimientos?, ¿Disposición Final?

Todas estas preguntas, tienen respuesta en este Seminario Elaboración y Aplicación de Tablas de Retención Documental, lugar donde A&C Ltda. los invita a participar, brindando los conocimientos necesarios, y generando un espacio destinado a compartir experiencias e inquietudes.

Contenidos

I. Conceptualización Archivística

II. Tablas de Retención Documental

III. Aplicación de Tablas de Retención Documental

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Comuníquese también con nosotros a través de: Skype: ayc_ltda ó Msn: ayc.ltda@hotmail.com

Tecnología Híbrida

aycltda — Wed, 06 Jan 2010 18:28:10 +0000

El manejo de microfilm para la preservación de la información es la única tecnología que permite garantizar que las imágenes podrán ser leídas y duplicadas sin importar los cambios tecnológicos, ya que, una vez microfilmada la imagen, ésta se independiza del medio digital y del software que pudiera requerirse para su interpretación. Al trabajar con la microfilmación electrónica se obtienen imágenes de excelente calidad, ya que, éstas han recibido un control de calidad luego del proceso de digitalización y se logra incluir en la película un número bastante mayor de imágenes que las que se obtienen cuando se trabaja la microfilmación tradicional.

El escritor de Microfilm Kodak es un dispositivo de alto rendimiento que trabaja en un esquema de red y produce excelentes imágenes bitonales sobre películas de microfilm de 16mm bien sean con longitud de 100 o 215 pies. De igual manera el sistema en su forma original maneja imágenes de entrada en formato TIFF en sus versiones de página sencilla y múltiples páginas. El Escritor de Microfilm permite el manejo de hasta 3 niveles de BILPS para hacer más eficiente el proceso de indexación de las imágenes. Para la conexión a la red lo hace haciendo uso del protocolo TCP/IP.

Para entender mejor su funcionamiento vale la pena anotar las siguientes formas de trabajar un sistema híbrido. La primera consiste en realizar la digitalización y la microfilmación separadamente. Bajo este esquema cada sistema opera de forma independiente por lo cual no se obtienen los beneficios de complementar las dos tecnologías. La segunda es capturar los documentos en la microfilmadora y posteriormente digitalizar las imágenes pasando el rollo por un escáner de película. Este esquema no toma ventaja de la capacidad de mejoramiento de imagen que puede tener el proceso digital. Y por último realizar la digitalización y posteriormente transferir las imágenes a microfilm utilizando un grabador/escritor de microfilm o microfilmadora electrónica. Este último esquema es el apropiado para trabajar un sistema híbrido ya que al efectuar la captura digital primero se pueden aprovechar las ventajas de las dos tecnologías: realizar corrección de inclinación y remoción de bordes, manejar filtros de imagen, eliminar reversos en blanco y uniones o divisiones de imágenes en la captura.

De ahí que la tecnología híbrida es la mejor opción para guardar información, por lo cual diferentes entes gubernamentales la están implementando, como es el Archivo General de la Nación. Antes, el mantener la información al servicio de todos tenía costos exponenciales (por la actualización constante de las tecnologías), ahora, con éste sistema, el costo será constante y se garantizará que estos documentos se puedan compartir, preservar y proteger a través de la historia.

Catálogo de Especificaciones

Transfer de Análogo a Digital

aycltda — Tue, 18 Aug 2009 01:11:36 +0000

Son muchos los conceptos que se han generado a partir del reconocimiento del documento electrónico o digital, vale la pena traer como referencia las definiciones que realiza Jordi Serra en su libro “Los Documentos Electrónicos, Qué son y Cómo se tratan” en donde menciona que se define “documento electrónico como aquel documento que precisa de una máquena que funcione de forma electrónica, sea analógica o digital, para poder ser reporudcido o visualisado”. De igual manera se refiere al “Documento Informático o digital aquel documeneto electrónico que está codificado sobre la base de una codificación binaria y que precisa de un ordenador para ser visualizado. Para concluir define “Documento Telemático aquel documento, analógico o digital, que es transmitido mediante un sistema electrónico”

En ese contexto son muchos los espacios de interacción en donde este protagonista se ha convertido en una parte esencia de las organizaciones y por su puesto de lo que ya se conoce como archivos. Pero no solo este concepto es netamente empresarial, solo basta con reconocer nuestra cotidiandidad en donde por ejemplo se hace evidente la resistencia que puede presentar un coleccionista a perder la música existente en los antiguos Acetatos, o quizas le gustaría reproducir la información contenida en aquel Cassete o Cinta Análoga, que dejó de escuchar tiempo atrás.

Es por esta razón que A&C Ltda se complace en presentar su nuevo servicio de Digitalización de Cassetes, Acetatos y Cintas a medios como CD y DVD, los cuales contribuirán en la preservación y conservación futura de su información.

aycltda@aycltda.com.co

ISO / IEC 27001: Seguridad de la Información

aycltda — Wed, 10 Jun 2009 21:57:03 +0000

Legibilidad, procesabilidad, reusabilidad, autenticidad, confiabilidad, disponibilidad, no repudiación, entre otros son algunas de las características que se encuentran en esta norma ISO (Organización Internacional de Estándares) e IEC (Comisión Internacional de Electrotécnia) / 27001: Seguridad de la Información.

Actualmente el ISO-27001:2005 es el único estándar aceptado internacionalmente para la administración de la seguridad de la información y aplica a todo tipo de organizaciones, tanto por su tamaño como por su actividad. Esta norma propone el establecimiento de una metodología de gestión de la seguridad de la información clara y bien estructurada en las entidades a través de la implementación, operación, monitorización, revisión, mantenimiento y mejora del ISMS (Information Security Management System

De igual manera ayuda a la reducción de riesgos de pérdida, robo o corrupción de la información y permite a través de las auditorías externas e internas identificar posibles debilidades del sistema. Paralelamente contribuye a una culturización y concientización del personal de la organización en aspectos tan importantes como lo son los de seguridad informática.

Si desea mas información de este tema o tiene algun comentario que realizar, no dude en contactarse con nosotros.