12th Febrero 2008

Respuestas y Nuevas Inquietudes: Resultados del Seminario Implementación del Programa de Gestión Documental

Gestión Documental

A&C Ltda agradece a todos los asistentes y empresas que participaron del Seminario Implementación de un Programa de Gestión Documental, realizada en las instalaciones del Hotel Dann de Bogotá los dias 06 al 08 de febrero de 2008.

Las inquietudes presentadas, los comentarios realizados y el aporte del conocimiento de los expertos hicieron que la jornada de tres dias fuera aprovechada al máximo !!

Queremos exaltar la participación de Carolina Bravo, Jorge Montoya y Fernando Herrera que con sus aportes cumplieron las expectativas de nuestros asistentes y nos motivan a continuar con este proceso de formación.

25th Agosto 2007

Entidades están obligadas a la reconstrucció n ágil de archivos destruidos, así haya sido por tomas guerrilleras

Gestión Documental

Corte Constitucional. Sentencia T-0256/07 (T-1492821) 12/04/2007.

Es parte esencial de todo proceso o actuación administrativa la existencia de un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo y cuando por circunstancias múltiples el expediente o parte del mismo llegue a extraviarse o a destruirse, la legislación ha establecido el proceso de reconstrucció n de expediente de manera ágil, pues de no ser así puede llegar a vulnerarse el debido proceso. En razón de lo anterior, la Corte Constitucional decidió amparar los derechos fundamentales de petición y al debido proceso de Jenaro Guzmán, de 73 años, quien instauró tutela contra la Alcaldía Municipal de Beltrán, Cundinamarca, por considerar vulnerados sus derechos al no darle respuesta suficiente y de fondo a la solicitud del accionante para obtener la documentación e información necesaria para tramitar su pensión de vejez.

La Alcaldía argumentó que las instalaciones donde reposaban los archivos fueron destruidas en varias tomas subversivas, lo que ocasionó la pérdida de los archivos de años anteriores. En este caso, la Corte precisó que la reconstrucció n del expediente debe hacerse de manera ágil, pues de lo contrario puede haber una posible afectación del derecho a la seguridad social en conexidad con el mínimo vital de una persona de la tercera edad. En consecuencia, la Corte le ordenó a la Alcaldía de Beltrán, conforme con la ley, reconstruir el expediente donde reposaba la información del señor Jenaro Guzmán y, proceder a resolver de fondo la petición presentada por el actor, lo cual no podrá superar el término de 15 días. MP. Clara Inés Vargas Hernández.

Fuente: Notifax
www.notifax. com.co

3rd Marzo 2007

La clasificación documental

Gestión Documental

Uno de los grandes retos en la gestión de la información es la de contar con los mecanismos y herramientas indispensables para su administración y control, con el fin de apoyar la generación de conocimiento.

En la actualidad varios son los procesos a entender dentro del contexto empresarial en cuanto a la administración de la información y de los documentos como los modelos de clasificación previa, con el fin de facilitar en un futuro su recuperación y acceso en el menor tiempo posible.

Es importante entonces entender que la clasificación documental es una labor intelectual donde se establecen esquemas materializados en herramientas entendibles de la producción documental, estas deben ser flexibles y sencillas para su buena interpretación.

El fundamento de la clasificación es ordenar y disponer por clases objetos según sus características y similitudes, de esta forma la clasificación documental demuestra estructuras analíticas, correspondientes al tema o temas encontrados en los documentos de un fondo, con el fin de establecer las agrupaciones documentales.

Estas herramientas garantizan la adecuada gestión de los archivos en cuanto a la organización y normalización, contribuyendo con la confianza en el manejo de la información. De esta forma las herramientas de clasificación documental se convierten en la base fundamental de procesos de organización documental, siendo la columna vertebral en la ejecución de los procesos.

Carolina Bravo Rivera